人生100年時代の新基礎力

『テレワーク時代のメール術』ビジネスメールでは効率化と信用力アップを目指しましょう

みなさんは、仕事上のメールを書く時はどのくらい時間をかけていますか?

仕事で毎日使っているビジネスメールは、自分なりのやり方があるので、それに費やしている時間の感覚が薄れている人も多いのではと思います。

Haniko
Haniko

私は性格からだと思いますが、結構メールに時間がとられていると感じています。
ブログなら、じっくり考えて時間をかけて書くのも楽しみなので良しなのですけれどね。
ビジネスメールは、きっぱりと「苦手宣言!」です。
(;^ω^)

ビジネスメールでは、こんな風に悩んでいる方が結構いらっしゃるように感じます。

「こんなに時間かけてやることなのかな~?」

リモートワークが増えたことで確実にメールでのやり取りが増えており、これからの時代はビジネスメール術は確実に時間の錬金術になりそうです。

リモートワークが日常化してきた頃に、効率化を目指して見つけた本がこちらです!


メールに時間をかけすぎない

まずは、時短の基本的なテクニックの紹介です。

文章を考える時間と入力する時間の両方を減らしましょう。

単語登録やテンプレートを使えば、入力する時間が短くなるので、メール作成の時間を大いに短縮することも夢ではありません。

『テレワーク時代のメール術』

これは、すでにやっている方も多いでしょう。
初めにひと手間かけることで、後がすべて楽になるなら着手しない手はないと痛感しました。

見なおす部分は絶対に間違ってはいけない誤字脱字

重点を置いてチェックするのは次の箇所です。

・人名、会社名

・製品名などの固有名詞や型番

・金額

・数量

・日付

『テレワーク時代のメール術』


私の経験談です。
以前、お仕事を依頼しようと考えていた会社からのメールで、請負金額が桁違いで間違っていたことがありました。
(5万円が50万円という感じです)
50万円が間違いなのは明らかだったのですが、この間違いに気が付かないならお仕事を依頼するのが恐いなと思い、やんわり断った経験があります。

Haniko
Haniko

信頼が一気に崩れてしまうかもしれません。
自分もやらかさないようにしたいと思う肝の部分ですね。
(;^ω^)

良いメールとは?

「良いメールの定義」って何でしょうと、急に聞かれても難しいですね。
私は「丁寧さなのかな?」
と思っていましたが、そうではないようです。

相手からの質問が出ないくらい情報が網羅されていて、かつ無駄な情報が一切ない。

『テレワーク時代のメール術』


良いメールはその目的と、いわゆる5W1Hが伝わる内容を目指せばよいのだと思いました。

丁寧な言葉づかいや敬語の使い方に気を取られているよりは、必要十分な中身が大切なのですね。

まとめ


ビジネスメールは伝達のために利用するものではあると思いますが、文面から相当のコミュニケーションがとられているとも感じます。

受け取ったメールを読んでいると、なんとなく「上から目線を感じる」とか「この人、責任回避するつもりだな」とか、感じることがありませんか?

文章だけのコミュニケーションはやっぱり難しいと思います。

ご紹介した本の中では文章などスキルだけではなく、コミュニケーションに配慮した具体例も多く参考になりました。

「TO・CC・BCC」の使い分けなども、いまさら聞けない内容のアドバイスもありました。

Haniko
Haniko

私のようにお悩みの方がいらっしゃれば、一読をお勧めします。
(*´ω`)


『ピーターの法則』ビジネスマンの無能の本質とは?